Kế toán bán hàng được coi là một trong những vị trí không đòi hỏi nhiều về chuyên môn, kỹ năng, và đây được coi là vị trí bước đệm giúp cho các bạn kế toán mới vào nghề học hỏi tích lũy kinh nghiệm để có thể vươn xa hơn trong sự nghiệp.
Vậy kế toán bán hàng là gì và những nhiệm vụ thường ngày của kế toán bán hàng gồm những công việc gì, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu về những điều đó.
Kế Toán Bán Hàng Là Gì?
Thế nào là bán hàng?
Nói một cách đơn giản, bán hàng là công việc chuyển quyền sở hữu của hàng hóa, dịch vụ từ chủ sở hữu này sang một chủ sở hữu khác. Đi kèm với hàng hóa đó chính là phần lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng. Phía khách hàng cần phải thanh toán để nhận được quyền sở hữu đó.
Các phương thức bán hàng
Bán buôn
Đây là quy trình đầu tiên trong quá trình đưa hàng hóa đến tay khách hàng. Bán buôn thường được bán với khối lượng hàng hóa lớn và được thực hiện dưới hai hình thức:
+ Bán buôn qua kho: bán cho khách hàng từ kho của doanh nghiệp.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng: bên bán hàng sẽ mua hàng của nhà cung cấp để bán cho khách hàng.
Bán lẻ
Bán lẻ là khâu vận chuyển cuối cùng của hàng hóa và thường bán với khối lượng ít, giá bán ổn định.
Cung cấp dịch vụ
Cung cấp dịch vụ là một hoạt động thương mại mà bên cung ứng dịch vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và sau đó nhận thanh toán. Bên sử dụng dịch vụ cần phải thanh toán cho bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ như đã thỏa thuận.
Thế nào là kế toán bán hàng?
Kế toán bán hàng ( tiếng anh: Sales Accountant) là công việc quản lý và ghi chép lại các nghiệp vụ có liên quan đến bán hàng và quá trình tiền – hàng trong khâu bán hàng, gồm có:
-
Xuất hóa đơn cho khách;
-
Dựa vào các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng để ghi sổ sách kế toán chẳng hạn như sổ chi tiết doanh thu, chi phí…, và đồng thời lập báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác dựa trên yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Đặc điểm của kế toán bán hàng
Bán hàng thông thường sẽ là khâu cuối cùng của một hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Như đã nêu ở trên, đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp cho một chủ sở hữu khác thông qua thỏa thuận giữa 2 bên với số tiền mua hàng.
Số tiền mà doanh nghiệp nhận lại từ phía khách hàng được gọi là doanh thu, đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định được kết quả kinh doanh của mình. Kế toán bán hàng là người sẽ trực tiếp thực hiện những công việc liên quan đến giấy tờ hồ sơ, chứng từ, hóa đơn… để ghi lại được hoạt động bán hàng của doanh nghiệp họ.
Kế toán bán hàng hoạt động dưới quản lý của kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính. Và kế toán bán hàng sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp về các hóa đơn, chứng từ hay sổ sách hàng hóa của khâu bán hàng.
Các số liệu và chứng từ trên báo cáo mà kế toán bán hàng ghi chép lại sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được những thông tin chính xác, kịp thời và có những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Chức năng của kế toán bán hàng
Hàng hóa dịch vụ theo dõi theo bộ phận; cửa hàng, nhân viên bán hàng theo dõi theo hợp đồng
Điều này giúp cho doanh nghiệp sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả và tránh gây lãng phí nguồn nhân lực. Đồng thời sẽ có những điều chỉnh hợp lý giữa các bộ phận và các đơn vị bán hàng nhằm mục tiêu đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.
Tổng hợp và theo dõi các hóa đơn bán hàng
Với một doanh nghiệp thì công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng đều có vai trò quan trọng trong việc hạn chế thất thoát hàng hóa cũng như sẽ phát hiện được những hàng hóa chậm luân chuyển và sẽ có biện pháp xử lý kịp thời, nhằm đẩy nhanh quá trình tuần hoàn vốn.
Từ các số liệu kế toán sẽ cung cấp, doanh nghiệp sẽ có một cái nhìn tổng quan về hoạt động của toàn doanh nghiệp. Nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ nắm bắt khái quát nhất được về mức độ hoàn chỉnh của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Doanh nghiệp từ đó sẽ tìm ra những biện pháp thiếu sót đã gây mất cân đối giữa khâu mua hàng, khâu dự trữ và khâu bán hàng để có thể tìm biện pháp khắc phục kịp thời.
Theo dõi các khoản cần phải thu tiền cũng như tình trạng công nợ của khách hàng.
Liên kết với phía kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng.
Thông qua các số liệu do kế toán bán hàng cung cấp, kế toán các khoản phải thu và kế toán công nợ của doanh nghiệp sẽ biết được khả năng luân chuyển vốn trong kỳ kinh doanh, hay số tiền nhàn rỗi hiện có của doanh nghiệp.
Từ những cơ sở đó sẽ có được quyết định có nên đầu tư, hay cho vay hoặc tạo quan hệ làm ăn với các doanh nghiệp đối tác.
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Ghi chép và phản ánh một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ toàn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong một kỳ. Các báo cáo cần có những ghi chép về giá trị lẫn số số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số cũng như trên từng loại mặt hàng và từng phương thức bán hàng.
Đối với một doanh nghiệp (kể cả doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại), các công ty thường sẽ kinh doanh đa mặt hàng, do vậy việc ghi chép, phản ánh chi tiết về số lượng và giá cả cho từng loại mặt hàng là rất quan trọng.
Những báo cáo đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của doanh nghiệp cho những mặt hàng đó. Liệu rằng nên tiếp tục mở rộng kinh doanh hay hạn chế sản xuất cho mặt hàng đó.Từ đó doanh nghiệp sẽ có những chiến lược kinh doanh cụ thể cho từng loại mặt hàng, từng đơn vị kinh doanh để phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất.
Tính toán và phản ánh một cách chính xác tổng giá trị thanh toán của hàng hóa, dịch vụ bán ra, bao gồm cả doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ, thuế VAT đầu ra của từng loại mặt hàng hóa khác nhau, từng hóa đơn bán hàng hoặc từng khách hàng,…
Nhiệm vụ này sẽ giúp cho doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động kinh doanh của đơn vị. Mặt hàng nào sẽ đem lại doanh thu chính cho doanh nghiệp, đơn vị nào có doanh thu cao nhất,… Và từ đó doanh nghiệp sẽ có những biện pháp khắc phục điểm yếu và sẽ phát huy điểm mạnh của mình.
Xác định chính xác mức giá thực tế của lượng hàng hóa đã tiêu thụ, đồng thời phân bố chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ nhằm mục tiêu xác định kết quả bán hàng.
Tập hợp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản chi phí đã phát sinh trong thực tế trong kỳ và phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, dựa vào căn cứ đó để xác định kết quả kinh doanh.
Bên cạnh nhiệm vụ tổng hợp doanh thu, doanh nghiệp cũng cần tổng hợp các chi phí phát sinh trong 1 kỳ để có thể xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Để đem lại lợi nhuận cao nhất khi kinh doanh cho doanh nghiệp, thì bên cạnh việc đạt được doanh thu tốt thì doanh nghiệp còn phải quản lý chi phí sao cho hiệu quả nhất. Để có thể làm được điều này, phía doanh nghiệp cần phải chi tiêu tiết kiệm và cần phản ánh kịp thời các chi phí phát sinh.
Kế toán bán hàng cần cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng để có thể phục vụ cho việc chỉ đạo cũng như điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cung cấp tham mưu cho các lãnh đạo và phía cấp trên về những giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.
Kế toán bán hàng, nhìn chung, có chức năng và nhiệm vụ cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng sẽ là thước đo cho thành công của doanh nghiệp, là các con số phản ánh chân thực và sinh động nhất về các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, kế toán là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp có thể ra quyết định với hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó sẽ tạo được vị thế trong thị trường, dần dần có thể chiếm lĩnh thị trường và đem lại sự thành công cho cả doanh nghiệp.
Quyền hạn của kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động quản lý đầu ra các sản phẩm của doanh nghiệp.
Những số liệu bán hàng cung cấp bởi kế toán bán hàng giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình bán hàng, các sự chênh lệch từ quy trình sản xuất đến khâu bán hàng và tình hình doanh thu để. Từ đó doanh nghiệp sẽ đưa ra các kế hoạch kinh doanh hợp lý và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán bán hàng có những quyền hạn dưới đây:
-
Đề xuất khi cần điều chỉnh, sửa đổi hoặc hủy hóa đơn
-
Đề xuất phương hướng xử lý trường hợp yêu cầu xuất hóa đơn không phù hợp
-
Nhận chỉ đạo, phân công và giám sát trực tiếp từ phía kế toán trưởng
Quy Trình Kế Toán Bán Hàng
Trong doanh nghiệp, quy trình của kế toán bán hàng được thực hiện qua các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Kế toán sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh.
Bước 2: Dựa vào cơ sở đơn đặt hàng, kế toán bán sẽ hàng sẽ kiểm tra lượng tồn kho của hàng hóa của doanh nghiệp.
+ Nếu lượng hàng tồn không đáp ứng đủ nhu cầu từ phía khách hàng, kế toán bán hàng cần phải thông báo lại cho bộ phận bán hàng để nhân viên tư vấn lại cho khách hàng hoặc sẽ hủy đơn hàng.
+ Nếu lượng hàng tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng, kế toán sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho.
Sau đó yêu cầu sẽ chuyển cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng. Đồng thời, kế toán bán hàng cần lập hóa đơn và phiếu xuất kho cũng như biên bản giao nhận hàng hóa rồi gửi cho nhân viên bán hàng (hoặc cho phòng kinh doanh) để giao cho bên khách hàng.
Bước 3: Kế toán hạch toán những nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết mà có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng đó.
Với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi dịch vụ cung cấp được khách hàng thanh toán hoặc được chấp nhận thanh toán, kế toán sẽ tiến hành thiết lập hóa đơn cho dịch đó. Đồng thời, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ có liên quan để có thể hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.
Một Số Nghiệp Vụ Kế Toán Bán Hàng
Bán hàng theo báo giá hợp đồng
Kế toán bán hàng xuất phiếu xuất kho, xuất hóa đơn cho khách hàng dựa trên báo giá và hợp đồng. Khi bán hàng theo hợp đồng thì sẽ xảy ra các hoạt động:
-
Ký kết hợp đồng bán hàng
-
Lập phiếu xuất kho khi đến ngày giao hàng, chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt
-
Thủ kho xuất kho hàng hóa và dựa vào phiếu xuất kho để ghi sổ
-
Giao hàng cho khách, kế toán bán hàng ghi nhận doanh số
-
Nếu khách hàng thanh toán ngay lập tức, kế toán sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng
Chiết khấu thương mại
Phía khách hàng đề nghị công ty báo giá thông qua email hoặc gọi điện thoại, nhân viên bán hàng căn cứ vào yêu cầu từ công ty để báo giá cho khách hàng.
Nhân viên bán hàng đề nghị xuất kho sau khi khách gọi điện hoặc gửi mail yêu cầu giao hàng hóa.
Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
Thủ kho xuất hàng khỏi kho và ghi sổ theo phiếu xuất kho
Nhân viên nhận hàng và giao cho khách. Nếu số lượng mua của khách hàng thỏa mãn được điều kiện được hưởng chiết khấu, thì nhân viên bán hàng sẽ đề nghị kế toán bán hàng thực hiện chiết khấu cho khách hàng.
Giảm giá hàng bán
Nếu hàng mua về không đúng như hợp đồng đã ghi chép và nếu đồng ý lập biên bản giảm giá hàng hóa thì kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn giao cho khách hàng, hạch toán giảm giá và ghi chép lại báo cáo.
Hoàn trả hàng
Nếu được báo cáo là hàng mua về không đúng và khách yêu cầu trả lại hàng, kế toán lập phiếu nhập kho, căn cứ vào số lượng hàng hóa bị trả lại và ghi sổ:
-
Biên bản báo cáo lý do trả hàng giữa người mua hàng và doanh nghiệp
-
Phiếu xuất kho/ biên bản giao nhận hàng của bên trả hàng
-
Lập hóa đơn số lượng trả lại đối với bên trả hàng
-
Lập phiếu nhập kho hàng trả lại đối với bên nhận hàng lại
Kế toán bán hàng nói riêng hay bất kì vị trí kế toán nào nói chung cũng đều đóng một vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đầy đủ chi phí để xây dựng được bộ phận kế toán hoàn thiện. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, những doanh nghiệp mới thành lập thì sẽ có những khó khăn về nguồn lực để thuê kế toán thực hiện các công tác về ghi chép, hạch toán, …
Do đó việc lựa chọn dịch vụ kế toán sẽ là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, yên tâm hơn trong sản xuất và kinh doanh.
Chứng Từ Kế Toán Bán Hàng
Một số các chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi nhận vào sổ sách kế toán gồm có:
- Hóa đơn giá trị gia tăng, áp dụng đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT là chứng từ bắt buộc có đầu tiên.
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn này áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT trực tiếp hoặc các công ty kinh doanh những mặt hàng không chịu thuế GTGT
- Phiếu xuất kho, phiếu này có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau.
- Các chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo Nợ, giấy báo Có…;
- Biên bản thừa hoặc thiếu hàng, biên chiết khấu hàng bán, hàng bị hoàn trả lại…;
- Và một số chứng từ liên quan khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Một Số Kinh Nghiệm Cho Lĩnh Vực Kế Toán Bán Hàng
Cần kiểm tra và thường xuyên cập nhật các hoạt động mua bán hàng hóa phát sinh; đảm bảo cần phải phản ánh đầy đủ nghiệp vụ và báo cáo vào sổ sách kế toán.
Sắp xếp, lưu trữ hóa đơn, sổ sách, chứng từ một cách cẩn thận, khoa học; tránh việc bị thất thoát tài liệu hoặc khi cần đối chứng nhưng không tìm thấy.
Cần theo dõi thường xuyên, và tập hợp đầy đủ, chính xác và kịp thời tất cả các khoản phát sinh có liên quan đến chi phí bán hàng. Dựa vào đó làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Cần thường xuyên theo dõi doanh thu, chi phí và công nợ để có thể nắm được tình hình bán hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra cần phân tích, báo cáo và tham mưu nhanh chóng và kịp thời cho ban giám đốc doanh nghiệp.
Kiểm tra số liệu và liên kết với các bộ phận kế toán khác để đảm bảo khớp số liệu.
Bài viết đã giúp bạn đọc trả lời cho câu hỏi Kế toán bán hàng là gì, ngoài ra cũng đã cung cấp thông tin khái quát nhất về lĩnh vực kế toán bán hàng.
Mặc dù bộ phận này không yêu cầu quá nhiều trong nghiệp vụ chuyên môn nhưng lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình vận hành của cả doanh nghiệp. Nếu bạn đang có định hướng đến kế toán bán hàng, hy vọng bài viết sẽ hữu ích đến bạn.
